今回は飲み会の幹事になった時に役立つ出欠の取り方について紹介します。

ひょんなことから県人会の幹事になってしまったよ

大学には県人会というものが存在します。

これは、異郷の地で、たまたま一緒の大学に入学した同郷の人たちが飲んで楽しむ会です。

医学部とかだと、 同郷出身の教授・その他教員も参加することが多い です。

ここで作ったコミュニティは、後々役立つことも多いそうで、特に医学部の臨床実習の際、県人会で仲良くなった教授とだとコミュニケーションが取りやすいとか言われています。

で、何故かRetroidは幹事を任されてしまったってわけです。

正直、人前で話すことは得意ではないのですが、この際仕方がありません。

前向きに頑張ろうと決心したわけです（笑）

わりかし面倒な出欠確認

県人会にかぎらず、少々規模の大きい飲み会では、出欠確認が面倒です。

特に面倒なのは、一次会、二次会の出席を確認し、名簿を作ることです。

LINEの日程調整も良いけれど。。。

こういう時、 LINEの日程調節ツールを使う方が大半 だと思います。

県人会でも以前はこれを使って出欠を取っていました。

ただ、これって、データとして吐き出すとき色々問題があります。

まず、僕の知る限り、目で見て、それをExcelの表とかに書き写すしかないことが上げられます。

大変非効率です。

また、LINEの名前って、ニックネームで登録されているときもあって、たまにこれ誰だ！？となることもあります（笑）

とてもめんどうですね。

先を見越してGoogleフォームで出欠確認

面倒事が生じた時、まあしょうがないよねと受け入れてしまうとそこで試合終了です。

面倒と思ったらまずグーグル先生に相談しましょう。

すると９割方問題が解決します。

今回はGoogle先生自身がYOU、これ使ってみなよーと一つのソリューションを提供してくれました。

それが Googleフォーム です。

具体例

Googleフォームについて解説しているサイトはありますが、幹事の知りたい情報はつまるところどうやったら飲み会の出欠確認できるの？だと思うので、

具体的に簡潔に説明します。

前準備

まずはグーグルアカウントを取得しましょう。

取得方法は他のサイトで確認お願いします。

本番

アカウントを作成した、あるいは既に持っている方は、Google Driveに移動してください。

folderとかファイルとかないところで、右クリック、macのトラックパッドなら二本指でクリックしてください。

すると、下のような画面が表示されます。

その他をクリックしてください。

 

 

Googleフォームを選択しましょう。

するとこんな感じに表示されると思います。

いま無題のフォームと書かれている部分がタイトルです。

ここを適宜変更します。

また、タイトルの下にあるフォームの説明も変更すると親切でしょう。

例えばこんな感じに↑

で、次に質問を書いていくわけですが、入れるべき情報を以下に列挙します。

• 名前（漢字）
• ふりがな
• 学年
• 各会（一次会、二次会）の出席欠席
• 自由コメント（たとえば、実習とかで遅れそうな人は、ここにコメント書いてもらいます。）

どんな会か？によって↑は変わると思いますが、少なくても上述の情報は入れておくと良いでしょう。

つまずきポイント

これらをフォームの質問に書き込むわけですが、いくつかつまずきそうな部分があったので、その部分を紹介します。

どうやったら質問が追加されるの？

フォームの質問部分の右側に縦方向のメニューが有ると思いますが、一番上にある＋を押せば解決します。

＋を押したアンケートの下に新しい質問が追加されます。

記述式？ラジオボタン？チェックボックス？

簡単に説明すると、

• 記述式→文字通り、文章を打ち込んで回答
• ラジオボタン→複数の選択肢の中で１つだけ選択してほしい時使う
• チェックボックス→複数の選択肢の中で複数選択可能にしたい場合使う

です。

ここでいじれます。

入力を必須項目にしたい！

基本的に、これらの出欠は未回答だと困りますよね？

回答を必須にしたい場合は以下の部分をいじりましょう。

以上、つまずきそうなところでした。

 

そんなこんなで質問が出来上たら、画面右上の送信をクリックし、リンクを取得します。

あとはこのリンクをLINEのトーク等に貼り付ければOKです。

試しにRetroidが作ったアンケートがどのように反映されているか見てみましょう。

きちっと反映されています！

で、最後に、ここが一番大切なところですが、これをスプレットシート（グーグル独自のExcelの表みたいなもの）を取得します。

どうでしょう？

すごい便利ですよね(^^)

ちなみに、携帯画面でみるとこんな感じになりました。

LINEの専用アプリにも引けを取らないデザインですよね！

唯一？の欠点

１ユーザー一回までしか回答できないみたいな制御ができない点です。

いや、正確に言えば、できるけど現実的じゃないといった方が正しいですね。

どういうことかというと、もし１ユーザー１回の回答に絞る場合、メンバー全員がアカウントを取得していないければならないのです。

Googleアカウントを持っていない人に強制的にアカウント取ってもらうというのもなんか現実的じゃないので、欠点として挙げさせてもらいました。

ただ、結局入力してもらった名前を見れば一目瞭然なので、例えば重なっていたとしても対処できる点で、あんまり問題にはならないでしょう。

まとめ

LINEの日程調節アプリは、簡単なサクッとした出欠確認、日程調節なら向いているのですが、飲み会の名簿を作りたいといったニーズに対応させるには難があります。

このような機会に出くわしたら、 Googleフォームでアンケートを作成して対処 してみてはいかがでしょうか？

出欠を取りながら、一次会二次会の名簿までできる、一石二鳥な方法ですよ(^^)！

ぜひやってみてください。